miércoles, 8 de enero de 2020

El mejor MÉTODO PARA GESTIONAR TU TIEMPO. Parte 2


¡Vamos a por el final!



Y como lo prometido es deuda, vamos a seguir con la explicación del método GTD. Ya hablamos de las fases 1, 2 y 3  y seguimos con las dos últimas:

4º REVISAR: aquí hablamos de la periodicidad con la que hay que revisar cada carpeta.
Si nos ponemos estrictos, se trataría de revisar todas las carpetas todos los días, pero sería suficiente con llevar a cabo la siguiente revisión:
  • A diario: INBOX, PRÓXIMO y EN ESPERA (o DELEGADAS).
  • Semanalmente: PROYECTOS, por si ya salió el deadline y tengo que empezar a desgranar el proyecto en tareas más pequeñas e incluirlo en la carpeta de PRÓXIMO.
  • Mensualmente: ALGÚN DÍA., para ver si ya le puedo poner una fecha o avanzar con estos proyectos o tareas.


5ª HACER: pongámonos manos a la obra. ¡Es hora de comenzar a trabajar! Y para ello David Allen nos expone algunas claves antes de comenzar a elegir qué hacemos primero. Recuerda, comenzamos por la lista de PRÓXIMO. Y para seleccionar, lo haremos según los siguientes parámetros:

a) Contexto. David Allen sugiere agrupar las tareas por contexto. Ejemplo: si tengo que enviar varios mails, agruparlos y enviarlos todos juntos.

b) Tiempo disponible. Debemos seleccionar tareas que se puedan finalizar en el tiempo que tenemos para no dejarlas a medias. Si nos tareas muy largas, podemos dividirlas por partes.

c) Energía. Esto es un tanto novedoso. Hasta la llegada de este método no se había contemplado explícitamente. A la hora de seleccionar una tarea, no es lo mismo que sea lunes o martes o que sea viernes por la tarde. Importante buscar acciones con las que nos sintamos cómodos según la energía que tengamos en ese momento.

d) Prioridad. Para priorizar se pueden emplear varias metodologías. David Allen sugiere apoyarnos en la matriz o método de Eisenhower, que nos habla de la importancia y la urgencia. A mí también me gusta mucho la matriz de prioridades Impacto vs esfuerzo o dificultad. Ésta última no es demasiado conocida pero una vez que la pones en práctica te encantará, pues te ayuda en los momentos en los que tienes todas las tareas en URGENTE (“son para ya”) e IMPORTANTE en la matriz de Eisenhower y te encuentras bloqueado.
Entonces, coges esas tareas y las colocas en esta otra matriz, según el impacto de la tarea y el esfuerzo que te conlleve hacerla en función de su dificultad, es decir, hablamos de tardar más o menos tiempo en concluir dicha tarea. Por tanto, las tareas que coloques en el cuadrante de “baja dificultad”, pero “alto impacto” serán las que hagas primero. Y, en segundo lugar, las que coloques en el cuadrante de “alta dificultad” y “alto impacto”. Las demás tareas colocadas en los otros dos cuadrantes, las realizarás en 3º y 4º lugar en función de tu energía y tiempo disponible.


Aplicaciones gratuitas con las que implementar esta metodología

Hay multitud de ellas, solo que dependiendo de tu experiencia o no en programas de gestión de proyectos yo te recomendaría unas u otras.

Si quieres empezar con una app muy sencillita te sugeriría Todoist o Nirvana. En cambio, si quieres una aplicación más versátil porque ya tengas experiencia en este tipo de herramientas, Trello sin duda es una de mis preferidas.


Y ahora sí, ya tienes todos los pasos en tu poder. Solo queda ponerse las pilas y arrancar esta metodología por completo. Los resultados te fascinarán, ¡créeme!


Este post lo finalizamos con una preciosa frase de Thomas A. Edison:

“El Tiempo es realmente el único Capital que tenemos los humanos, y lo único que no nos podemos permitir perder”



También en: http://www.jobshunters.es/noticias/tribuna/


Cristina González Manzano
Consultora RRHH. Coach Certificada. SCRUM Master
www.thegoodjob.es